Befragungen | Artikel

trigon edition Ausgabe 02

Mitarbeiterbefragungen

Christoph Gräfling
Oliver Haas


Mitarbeiterbefragungen haben in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Richtig eingesetzt, sind sie ein wirkungsvolles Instrument der Unternehmensentwicklung. Sie liefern Anstöße bzw. Ansatzpunkte für Entwicklungen und können Systeme flächendeckend mobilisieren.

 

Mitarbeiterbefragungen haben sich in den letzten Jahren auch im deutschsprachigen Raum vollends als Feedbackinstrument durchgesetzt. Trigon befragte im Sommer 2019, 153 Unternehmen im deutschsprachigen Raum, wie häufig sie Mitarbeiterbefragungen durchführen. Das Ergebnis zeigte, unabhängig von Größe und Branche des Unternehmens, wird das Instrument sehr häufig eingesetzt: 85% der Befragten gaben an bereits eine MAB durchgeführt zu haben. Dies spricht nicht nur für die Stärke und Vielseitigkeit des Instruments, sondern auch für das Vertrauen, dass dem Instrument von Seiten des Top-Managements entgegengebracht wird.

Die mit der Mitarbeiterbefragung verbundenen Zielsetzungen können dabei jedoch höchst unterschiedlich ausfallen. In der bereits genannten Studie haben wir Unternehmen auch danach gefragt, welche Zielesetzungen Sie mit der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung verbunden haben. Die Antworten sehen Sie in der nachfolgenden Darstellung:

Die Themenvielfalt zeigt gleichzeitig auch die zahlreichen Möglichkeiten, die mit der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung verbunden sind. Kurzum: Eine Mitarbeiterbefragung ist ein äußerst effektives Instrument zu Generierung von Steuerungsdaten.

Worauf es bei der Befragung Ihrer MitarbeiterInnen ankommt und welchen Nutzen Sie aus der Befragung ziehen können, möchten wir im Folgenden weiter ausführen.

Why? –  Nutzen von Mitarbeiterbefragungen 

Mitarbeiterbefragungen ermöglichen die Diagnose von Stärken, Schwachstellen und Prioritäten aus Mitarbeitersicht und auch die Ableitung von entsprechenden Handlungsfeldern. Dabei wird ein glaubhafter Schritt in Richtung Einbindung und Dialog gesetzt. Richtig gemacht, können Mitarbeiterbefragungen insbesondere Folgendes leisten:

Veränderungsprozesse auslösen, impulsieren und unterstützen:
Mehr als andere Instrumente kann eine Mitarbeiterbefragung Veränderungsprozesse in Organisationen flächendeckend unterstützen – auf der Ebene einzelner Teams, Abteilungen und Bereiche ebenso wie für die Gesamtorganisation. Richtig eingesetzt entsteht dadurch ein konstruktiver Veränderungsdruck, der die gesamte Organisation entscheidende Schritte weiterbringt.

Steigerung der Arbeitgeberattraktivität:
Häufige Wechsel in der Belegschaft bedeuten erheblichen Aufwand und hohe Kosten. Durch eine Mitarbeiterbefragung können konkrete Handlungsfelder identifiziert werden, um die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter zu erhöhen und sie langfristig im Unternehmen zu halten. Das senkt Kosten und steigert den Umsatz.

Strategisches Alignment unterstützen:
Die Bereitschaft und Energie für die Umsetzung anstehender Entwicklungsschritte kann mit einer Befragung geschaffen bzw. unterstützt werden. Vision, Leitbild, Führungsgrundsätze oder aktuelle Entwicklungsthemen werden dabei gezielt und nachhaltig ins Bewusstsein gebracht.

Führungskultur in ihrer Entwicklung fördern:
Mit Befragungen können Leadership- und Managementkompetenzen ins Zentrum gerückt und in weiterer Folge gezielt weiterentwickelt werden. Eine Mitarbeiterbefragung gibt den Führungskräften Feedback und ermöglicht damit eine reflektierte Auseinandersetzung mit den eigenen Fähigkeiten

Arbeitsplatzbedingungen verbessern:
Mit möglichst konkreten Maßnahmen kann die Zufriedenheit mit den Rahmenbedingungen der Arbeit, oftmals auch mit der Arbeit selbst, verbessert werden. Das Commitment und die Performance steigen, die Fluktuation sinkt.

Unternehmensergebnisse steigern:
Durch die entsprechenden Maßnahmen kann die Mitarbeiterzufriedenheit und in der Konsequenz auch Kundenzufriedenheit gesteigert werden. Kosteneinsparungs- und Umsatzpotenziale werden freigesetzt.

What? – Inhalte und Form der Befragung

Der Fragebogen ist das „Herz“ einer Befragung. Seine Inhalte müssen relevant und wesentlich sein, seine Formulierungen klar und griffig. Erst beides zusammen ergibt eine brauchbare Basis für spätere Umsetzungsschritte. Außerdem sollten Diagnose- und Prozessziele im Rahmen der Fragebogenentwicklung und der Projektplanung präzisiert werden.

Folgende Leitfragen können bei der Zielklärung hilfreich sein:

  • Welche Hypothesen sollen durch die Befragung überprüft werden?
  • Welche Themenfelder sollen durch die Befragung priorisiert werden?
  • Welche Dynamik soll dadurch in Gang gesetzt werden?

Etliche Inhalte ziehen sich relativ kontinuierlich quer durch Mitarbeiterbefragungen. Trigon hat hier ein schlüssiges System mit 10 Themendimensionen entwickelt, die in vielen unserer Befragungen Einsatz finden. Wie diese Themen und Spannungsfelder sichtbar werden, kann jedoch von Organisation zu Organisation sehr unterschiedlich sein und immer gibt es neben allgemeinen Themen auch einige höchst spezifische. Der Fragebogen muss nahe an der Realität der Organisation sein, um wirksame Impulse zu liefern.

Mögliche Kernthemen sind beispielsweise:

How? – Operative Durchführung von Mitarbeiterbefragungen

Internes Steuerungsteam: Damit die Befragung erfolgreich geplant und umgesetzt werden kann, bedarf es einer „Impulsgruppe“ in Form eines interdisziplinären, internen Projektteams.

Bedeutung eines sauberen Starts: Bereits ein einziger missglückter Durchgang kann das Instrument auf Jahre hinaus beschädigen. Mit der Glaubwürdigkeit des Instruments geht die Validität der erhobenen Daten ebenso verloren wie ihr Veränderungspotenzial. Insofern sollte Zeit und Energie in eine saubere Projektplanung fließen.

Planung des Folgeprozesses von Anfang an: Wenn die Befragungsergebnisse da sind, beginnt für die Organisation die eigentliche Arbeit. Folgende Fragen sollten vorab durchgedacht werden:

  • Welche Aufgaben und Ziele kommen der Mitarbeiterbefragung innerhalb der Organisations- und Personalentwicklung zu?
  • Wie wird mit den Ergebnissen auf den verschiedenen Ebenen weitergearbeitet?
  • Wie sehen die Schnittstellen mit anderen Steuerungsinstrumenten aus (Mitarbeitergespräch, BSC, Qualitätsmanagement-Systeme, integrierter Planungsprozess…)?
  • Wo benötigt man externe Begleitung?

Benchmarking: Als grobe Orientierungshilfe sind Benchmarks insbesondere bei einer erstmaligen Durchführung von Befragungen hilfreich. Ansonsten empfehlen wir eher die Konzentration auf interne Vergleiche. Daraus ergibt sich eine Fülle interner Benchmarks, die genauso wie der Jahresvergleich in den Vordergrund der Analyse gerückt werden sollten.


Look & Feel – Smarte Berichtslegung

Um Führungskräften und MitarbeiterInnen die optimale Unterstützung für eine effektive Maßnahmenableitung aus den Befragungsergebnissen bieten zu können, sind gut strukturierte und für sich sprechende Berichte essenziell. Unsere Berichte sind anschaulich und ansprechend, aber auch übersichtlich und klar strukturiert. Sie finden darin die passenden internen Benchmarks sowie einen praxisorientierten Leitfaden zur Aufbereitung. Damit bringen unsere Berichte die relevanten Ergebnisse so klar auf den Punkt, dass man sie gern in die Hand nimmt.

Dies bestätigen uns auch unsere Kunden wie etwa Frau Heidi Palm, Head of Human Resources Development der VTG Aktiengesellschaft: „Im Rahmen unseres VTG Surveys haben wir weltweit 1.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter befragt. Trigon hat uns dabei die Vorbereitung und Durchführung sehr leicht gemacht. Die Unterstützung war immer pragmatisch und auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten – sei es bei der Abstimmung mit unseren Betriebsräten oder dem Datenschutzbeauftragten. Wertvoll war die Zusammenarbeit insbesondere bei der Auswertung der Ergebnisse und der Kommunikation an unsere Führungskräfte, so dass wir ein hohes Commitment für die Arbeit an unseren konzernweiten Handlungsfeldern erzielt haben.“

Heidi Palm ist Head of HR Development bei der VTG AG. Sie schätzt besonders die Zusammenarbeit bei der Auswertung der Ergebnisse.

Heidi Palm ist Head of HR Development bei der VTG AG. Sie schätzt besonders die Zusammenarbeit bei der Auswertung der Ergebnisse.

Fazit:

Mitarbeiterfeedback in Form von Befragungen schafft:

  • Transparenz hinsichtlich wahrgenommener Stärken und Schwächen einer Organisation
  • Ansatzpunkte für individuelle und team-/abteilungsbezogene Weiterentwicklungspotenziale im Sinne eines Selbststeuerungsinstruments
  • eine evidenzbasierte Standortbestimmung der Gesamtorganisation und damit die Grundlage für eine authentische Positionierung als Arbeitgeber

 

Dieser Artikel wurde entnommen aus:
trigon edition Ausgabe 02: Wahre Schönheit kommt von innen!

Kontakt:
Trigon Entwicklungsberatung
Kompetenzzentrum für Befragungen
Marktwirksame Unternehmensentwicklung GmbH
Radetzkystraße 2, 9020 Klagenfurt am Wörthersee

befragungen@trigon.at
www.mitarbeiterbefragungen.at