Trigon Themen 3|2018

Digitalisierung und Prozessberatung

Digitale Tools in der Beratung

von Wolfgang Grilz

Prozessberatung ist eine sehr persönliche Angelegenheit. Digitale Tools können so in Beratungsprozesse integriert werden, dass dadurch ein wirklicher Mehrwert für die Kunden entsteht. Dazu müssen sie aber auch richtig eingesetzt werden.

Prozessberatung ist eine sehr persönliche Angelegenheit. Wenn wir uns hier mit dem Einsatz digitaler Tools in der Beratung befassen, dann immer mit der Frage nach dem Mehrwert gegenüber bisherigen analogen Methoden und der Frage nach Kombinationsmöglichkeiten, die das Beste aus zwei Welten – der digitalen und der analogen – verbinden.

Digitalisierung ist auch in der Beratung kein Selbstzweck. Unmittelbare Potenziale sehen wir in unserer Branche insbesondere in folgenden Aspekten:

  • Globale Erreichbarkeit, Kommunikation über mehrere Zeitzonen und unterschiedlichste Sprachen hinweg
  • Kosteneinsparungen durch Effizienzgewinne, Skalierungsmöglichkeiten, Wegfall von Reisekosten etc.
  • Beschleunigung von mühsamen Supportprozessen und damit Aufbau eines stärkeren psychologischen Momentums.

 

Ein paar Jahre weiter in der Zukunft warten riesige Potenziale und Fragen zur Kombination von virtual reality basierten Workshops und Konferenzen, Organisationsdiagnosen und Zukunftsszenarien, die auf Big Data und Künstlicher Intelligenz beruhen sowie verschwimmende Unternehmensgrenzen durch Global Crowdworking – um nur einige Trends zu nennen. Unser aktueller Anspruch beschränkt sich dabei darauf, einigermaßen informierte Begleiter zu sein, wenn globale Kundenorganisationen mit eigenen neuen Systemen operieren.

In diesem Artikel wollen wir aber näher an unserer eigenen gegenwärtigen Realität bleiben. Da beschäftigt uns zum Beispiel die Frage, wie digitale Tools dazu beitragen können, kognitive und emotionale Prozesse der Kommunikation, Problemlösung, Entscheidungsfindung und Veränderung so zu fördern, wie es mit den bisherigen analogen Mitteln nicht oder nur unzureichend möglich ist. Dazu drei kurze Praxisbeispiele:

Audience Interaction Tools

Die aktive Mitwirkung von Teilnehmern in Konferenzen ist eine Grundbedingung für deren nachhaltigen Erfolg. Natürlich ist es nicht jedermanns Sache, in einer Großgruppe das Wort zu ergreifen und zu 100 oder 200 Personen zu sprechen. Mit Einheiten, die in kleineren Arbeitsgruppen verbracht werden, alternativen Präsentationsformen, wie Marktplätzen oder ähnlichen Methoden, kann man die Teilnehmerpartizipation wirkungsvoll erhöhen. Besonders bei Plenumsdiskussionen oder in Fragerunden nach Vorträgen zeigt sich aber doch immer wieder, dass es in der Großgruppe häufig die gleichen Personen sind, die das Wort ergreifen. Nicht selten bleiben dadurch wertvolle Beiträge unausgesprochen. Als Brücke für zurückhaltendere Personen setzten wir bei der Mitarbeiterkonferenz eines österreichischen Energieunternehmens ein digitales Audience Interaction Tool ein. Die Teilnehmerinnen konnten ihre Fragen und Kommentare damit auch über ihr Smartphone einbringen. Auf einer Präsentationsleinwand wurden diese live sofort sichtbar. Die beiden Geschäftsführer antworteten spontan sowohl auf mündliche wie auch per Smartphone gestellte Fragen.

Das Ergebnis: Im Vergleich zu bisherigen Konferenzen in diesem Unternehmen beteiligten sich wesentlich mehr Menschen an der Diskussion. Die Beiträge kamen aus unterschiedlichsten hierarchischen Ebenen und zeigten differenzierte Perspektiven auf.

Zum Ende der Konferenz setzten wir das Tool auch gleich als Feedback-Instrument ein. Wir luden die Teilnehmer ein, die Veranstaltung quasi im Weggehen zu bewerten und zu kommentieren. Zu unserer Überraschung harrten alle Teilnehmerinnen auf ihren Plätzen aus, um nicht nur ihr Feedback abzugeben, sondern um das Gesamtergebnis der Bewertungen und die Kommentare der Kolleginnen und Kollegen gleich sehen zu können. Feedback will eben nicht nur gegeben, sondern dessen Ergebnis auch möglichst unmittelbar erfahren werden.

Social Collaboration im trigon.space

Auch in Zeiten der Digitalisierung ist die persönliche Kommunikation immer noch ein zentrales Element in Programmen zur Führungskräfte-Entwicklung.

In einem konzernübergreifenden Entwicklungsprogramm für Meister in Industriebetrieben war es ein erklärtes Ziel des Programms, dass sich die Teilnehmer wechselseitig über Good Practice-Modelle informieren und aus der Praxis anderer Teilnehmerinnen lernen sollten. Die Auftraggeber wünschten sich einen offenen Austausch zu den wahrgenommenen Stärken und Schwächen ihrer Unternehmen. Das Programm umfasste drei Präsenzmodule von jeweils zwei bis drei Tagen. Der Erfahrungsaustausch unter den Teilnehmern sollte aber auch zwischen den einzelnen Modulen intensiv vonstattengehen. Fragen aus dem Arbeitsalltag sollten gerade in den Momenten gestellt werden, in denen sie aktuell wurden. Selbst wichtige Dokumente durften und sollten geteilt werden, wenn die Teilnehmerinnen dies für sinnvoll erachteten. Für derartige Anforderungen bietet der trigon.space eine wirkungsvolle Unterstützung. Diese Social Collaboration Plattform nutzen wir auch intern zur Unterstützung der internen Kommunikation und zum Wissensaustausch. Auf ihr können Berater Workspaces einrichten und auf Wunsch auch Kunden-Logins vergeben. Der Vergleich mit früher verwendeten E-Mail-, Sharepoint oder Dropbox-ähnlichen Lösungen zeigt – eine gute Einführung vorausgesetzt – eine deutliche Steigerung und Belebung der Kommunikation. Die Möglichkeit, nicht nur Dateien auszutauschen, sondern auch social media-mäßig miteinander zu kommunizieren, regt den Austausch zumindest bei jenen Personen an, die grundsätzlich im Umgang mit Social Media vertraut sind.

Webconferencing und Video

Eine wiederkehrende Herausforderung in Strategiekonferenzen ist es, die Kundenperspektive in authentischer Form ausreichend zu berücksichtigen. Vor diesem Hintergrund war es auch dem CEO eines großen und weltweit tätigen Maschinenbau-Konzerns wichtig, in einer Veranstaltung mit seinen 300 Top-Führungskräften die Kundeninnen zu Wort kommen zu lassen.

Diese sind über die ganze Welt verteilt. Einige wenige von ihnen persönlich zur Veranstaltung einzuladen hätte weder der Diversität der Kunden noch der inneren Differenziertheit des Unternehmens entsprochen. Zudem gab es terminliche Herausforderungen. Es sollten insbesondere Vorstände und Geschäftsführer der Kundenunternehmen befragt werden, da diese angesichts der hohen Umsatzvolumina vielfach die Letztentscheidung über die Auftragsvergabe innehatten.

Wir entschieden uns für Online-Interviews über ein Webconferencing Tool. Aus diesen Interviews wurde ein Video erstellt, das bei der Konferenz gezeigt wurde. Die für eine qualitative Kundenbefragung vergleichsweise hohe Anzahl von Interviews, die dadurch ermöglicht wurde, und der Zusammenschnitt von Schlüsselaussagen erbrachten für das Top Management spannende Erkenntnisse bezüglich der von den Kundeninnen wahrgenommenen Stärken und Schwächen des Konzerns. Die Langfassung der Interviews gab es zur detaillierten Aufarbeitung gesondert zum Download.

Mit digitalen Tools Mehrwert schaffen

Mit Hilfe der Online-Interviews konnte die gewünschte Zielgruppe erreicht werden, ein gutes Sample der Kunden ausgewählt und somit kostengünstig die Kundenperspektive auf Stärken und Schwächen des Unternehmens hin integriert werden. Die Social Media Collaboration Plattform intensivierte die Kommunikation zwischen und nach den Präsenzmodulen eines Leadership-Programms und der Einsatz des Audience Interaction Tools erhöhte den Partizipationsgrad von Teilnehmern in der Großgruppen-Diskussion. Diese Beispiele zeigen, dass wir uns nicht einfach um den letzten Schrei der Technik bemühen. Die konsequente Frage nach dem Mehrwert mag schlicht sein und ist doch zentral für uns bei Entscheidungen zu digitalen Tools.

 

Lesen Sie mehr zum Thema Digitalisierung und Prozessberatung in unserer Gesamtausgabe Trigon Themen 03/2018