Strategiemeetings digital managen!
Ein aktuelles Thema von Führungskräften in der Corona Krise ist, analoge in digitale Kommunikationsformate umzuwandeln.
Digitaler Strategy Loop an der Fachhochschule Kärnten
Seit 2014 begleite ich den HEP 15/22 (Hochschulentwicklungsplan) an der FH Kärnten.
Am Beginn dieses Prozesses wurde in einem großen partizipativen Loop (Strategieprozess) die strategische Ausrichtung definiert und seit 2015 in jährlichen kleineren Loops die Strategie aktualisiert. Den Abschluss fanden diese immer in einer eineinhalbtägigen Präsenzveranstaltung mit ca. 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in einem Hotel am Wörthersee. Führungskräfte und Mitarbeitende bekamen dabei eine gute Orientierung für die langfristige Ausrichtung und für die operativen Maßnahmen
im Folgejahr.
Mit Verschärfung der Corona Krise war klar, dass die nächste Veranstaltung nicht in Präsenz durchführbar ist. Die Frage stand im Raum: „Wie können wir einen digitalen Strategy Loop mit breiter Beteiligung schaffen und ähnliche Ergebnisse wie in den vergangenen Präsenzveranstaltungen erzielen?“
Wir entwickelten folgendes Setting: Die Strategiegruppe mit mir als Moderator befand sich mit den notwendigen Sicherheitsvorkehrungen am FH Campus und steuerte die fünfstündige Veranstaltung. Die anderen ca. 130 Teilnehmerinnen und Teilnehmer waren disloziert und über MS Teams zugeschaltet. Insgesamt dauerte diese virtuelle Veranstaltung zeitlich nur ein Drittel der Präsenzveranstaltung.
Zum Beginn des Events wurden die von kleinen Teams eingebrachten Vorarbeiten vorgestellt.
Damit erhielten alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer rasch ein gutes Bild über Umsetzungserfolge im vergangenen Jahr und Vorschläge für das Folgejahr. Mittels eines Feedbacktools (MS Forms) konnten nun alle Teilnehmenden quantitative
Rückmeldungen zu den Vorschlägen abgeben. Nach gemeinsamer Interpretation dieses Feedbacks waren die Teilnehmerinnen und Teilnehmer in einer ersten Breakout Session aufgefordert, die Vorhaben inhaltlich zu rütteln, zu konkretisieren und Rückmeldungen mittels eines weiteren Kollaborationstools (feedbackr) zu geben. Nach Sichtung der Ergebnisse inkl. Rückfragen
ging es in eine zweite Breakout Session, um Chancen zu sondieren, die sich in jeder Krise für eine Organisation auftun. Unter dem Motto „Never waste a good crisis!“ von Winston Churchill wurde in neuen Teamzusammensetzungen nach Maßnahmen gesucht, was aufgrund der Corona Erfahrungen geändert, reorganisiert, neu gemacht, digitalisiert etc. werden sollte. In der nachfolgenden Sitzung der Hochschulleitung wurde über die im digitalen Event erarbeiteten Ergebnisse entschieden. Diese wurden in ansprechender Printform aufbereitet und allen Mitarbeitenden inkl. einem Dankeschön für die Mitarbeit im ersten digitalen Strategie Loop übermittelt.
Intensivere Vorbereitungen
Um annähernd ähnliche Ergebnisse wie in Präsenzmeetings zu erzielen, muss wesentlich mehr in die Vorbereitung investiert werden: Ausarbeitung von Entwürfen, detailliertes und stringentes Drehbuch, selbsterklärende und grafisch ansprechende Präsentationen etc. sind für einige im Vorfeld mehr Aufwand, aber in Summe Zeitersparnis für alle.
Keep it short and simple
Der ganze virtuelle Event, Präsentationen, Impulse, Breakout groups (virtuelle Gruppenarbeiten), Diskussionen, Feedbackrunden etc. müssen kürzer sein als in einer Präsenzvariante. Insgesamt kürzere Einheiten und mehr kurze Pausen, um die Spannung und Konzentration aufrechtzuhalten. Dauern Einheiten zu lange, ist das für die Teilnehmenden anstrengend oder unattraktiv und sie klinken sich aus.
Professionelle technische
Unterstützung und Ausrüstung Wenn ich früher als Moderator größere Präsenzveranstaltung allein gemanagt habe, braucht es
bei digitalen Formaten technische Unterstützung. Das betrifft die Kamera, das Steuern der Konferenztools, den Help desk, Chat beobachten etc. Wo immer die Teilnehmenden online sind, brauchen sie ein stabiles Netzwerk mit ausreichender Bandbreite.
Umgang mit digitalenTools ermöglichen
Da die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter inhomogen in ihren digitalen Kompetenzen sind, braucht es im Vorfeld, beim Einstieg und nach Bedarf während der Videokonferenz Mini-Schulungen zum Umgang mit Konferenz- und Kollaborationstools.
Diese sollten jeweils nicht länger als zehn Minuten dauern, führen aber zu kollektiven Lerneffekten in der Organisation.
Gute Interaktions- und Feedbackmöglichkeiten einbauen
Die Teilnehmenden wollen gehaltvolle Impulse hören und nicht nur Einwegkommunikation konsumieren. Wichtig ist, das Bedürfnis nach interaktiver Kommunikation und den persönlichen Austausch untereinander zu erfüllen. Das reicht vom Einstiegs-Small Talk, virtuellen Kleingruppenarbeiten, virtuellen Cafés, bis zu spielerischen Elementen wie z.B. einem Quiz beim
Zurückkommen nach der Pause oder am Ende der Veranstaltung.
