Strategieklausur online?

Online durchführen oder verschieben? – Ein Fallbeispiel

Wolfgang Grilz und Franz Biehal

Klappt das, wenn wir unsere Strategie-Klausur online durchführen oder sollen wir sie nicht doch lieber verschieben? Das ist eine Frage, die wir in diesen Monaten oft zu hören bekommen.

Ein großes kommunales Versorgungsunternehmen hat sich in Hinblick auf die Strategieklausur mit seinen Top 20-Führungskräften genau diese Frage gestellt. Nach der Durchführung der Klausur wissen nun alle: es klappt gut, wenn

  • die Klausur von allen Beteiligten gut vorbereitet wird
  • Unterlagen gut aufbereitet sind und allen vorab zur Verfügung stehen
  • abwechslungsreiche Methoden verwendet werden, die zum Dialog anregen und Diskussionen fördern.

Sie denken, das ist eine Selbstverständlichkeit, die auch für Präsenzveranstaltungen gilt. Das denken wir auch!

Und dennoch: eine Online-Veranstaltung ist nicht das gleiche wie eine Präsenzveranstaltung. Persönliche Begegnung, informelle Kommunikation zwischendurch, Blickkontakt, Haptik und vieles, das in Präsenzveranstaltungen so selbstverständlich ist, dass wir es im Alltag gar nicht mehr bewusst wahrnehmen, ist in Online-Veranstaltungen nicht oder nur eingeschränkt möglich.

Wie viele Unternehmen stellt sich auch unser Kunde gerade proaktiv den Herausforderungen der Digitalisierung. Die Führungskräfte setzen Initiativen in Richtung Digitalisierung und – dort wo es Sinn macht – auch Agilisierung von Abläufen. Was lag also näher als diese Themen nicht bloß strategische Lippenbekenntnisse sein zu lassen, sondern sich diesen selbst auch zu stellen.

Verschiebungen von wichtigen Meetings sind in Corona-Zeiten oft die einfachste Lösung. Sie sind aber gewissermaßen auch eine Kapitulation vor den äußeren Umständen und zeugen davon, dass das Thema Digitalisierung nicht in den Mindsets von Führungskräften angekommen ist.

Natürlich braucht es in Online-Workshops auch einige spezielle Tools, damit die Teilnehmer zu guten Ergebnissen zu kommen können. Der Mangel, dass man sich nicht persönlich begegnen kann, muss ausgeglichen werden.

Zu den nötigen Tools gehören

  • Sichere und verlässliche virtuelle Konferenzräumlichkeiten
  • Die Möglichkeit zwischendurch auch in Gruppen zu arbeiten
  • Digitale Pinnwände und Boards, auf die mehrere Gruppenmitglieder gleichzeitig schreiben können und die sich in Echtzeit aktualisieren
  • Geeignete Tools für kurze Meinungsabfragen und zur Entscheidungsfindung

In unserem Fall war es auch sehr hilfreich, dass wir eine eigene geschützte Website für die Strategieklausur gestaltet haben. Die grafische Gestaltung ermöglichte mit einfachen Hyperlinks den Zugang zu den unterschiedlichen Tools sowie den vorbereiteten Unterlagen und Videos. Dadurch konnten sich auch wenig digital-affine Gruppenmitglieder auf die inhaltliche Arbeit zu konzentrieren und wurden dabei nicht von technischen Fragen abgelenkt.

Ein einziges Passwort für alle verwendeten unterschiedlichen Tools bot dabei Sicherheit und Komfort.

Und wie empfinden Teilnehmer Online-Klausuren? Das Feedback, das wir in diesem Fall erhalten haben, ist nicht untypisch. Es ist durchaus natürlich, dass es zunächst auch bei manchen Personen Vorbehalte dagegen gibt, wichtige Veranstaltungen online durchzuführen. Es gibt Themen, die benötigen ein gutes Maß an Dialog und Auseinandersetzung, um gute Ergebnisse zu erzeugen. Die Möglichkeiten der persönlichen Begegnung sind hier oft nicht zur Gänze zu substituieren.

Es zeigt sich am Feedback der teilnehmenden Führungskräfte aber, dass gute Resultate auch in gut gemachten Online-Veranstaltungen entstehen können. Warum also darauf verzichten?